Choisir d'engager un organisateur d'événements n'est pas une tâche fastidieuse, mais assurez-vous de trouver la meilleure agence événementielle et de la choisir avec soin avant de vous engager dans un événement pour votre entreprise. Il y a des variables à prendre en compte pour faire un choix. Il s'agit notamment de l'objectif de l'événement, du budget, des raisons du recours à des sous-traitants et du personnel interne disponible. Heureusement, il existe d'excellentes ressources pour aider les entreprises à trouver la meilleure Agence événementielle Lyon et à créer des événements professionnels, notamment pour les événements d'envergure internationale.
Qu'entendez-vous par "agences événementielles" ?
Si vous organisez une réunion ou un séminaire du comité de direction avec quelques employés du même département, ou si votre entreprise compte quelques dizaines d'employés, un événement auto-organisé est probablement la meilleure solution. Cependant, pour les événements plus ambitieux et plus risqués, les exigences et les procédures sont plus complexes. Vous n'êtes pas convaincu ?
Si vous lisez l'article " Les 10 étapes de l'organisation d'un événement d'entreprise ", vous verrez que le sujet est assez " dense " ! Des événements d'une certaine taille, aux événements d'une certaine complexité, que vous disposiez ou non de votre propre service événementiel (surtout si votre entreprise est grande et compte de nombreux collaborateurs), vous pouvez vous attendre à ce qu'il y ait de nombreux événements d'entreprise. Si vous devez organiser un événement, et surtout s'il s'agit d'événements d'envergure internationale, vous devrez faire appel à l'expérience et au savoir-faire spécifique d'une agence événementielle lyonnaise.
Déterminez l'objectif de l'événement et les conditions de sa tenue
Lorsqu'on fait appel à une société événementielle ou à un traiteur externe, on suppose souvent que la première étape consiste à déterminer le budget de l'événement, mais en fait, il est plus important de commencer par définir la raison pour laquelle l'événement est organisé. Avant de pouvoir confier l'organisation d'un événement à des ressources externes ou internes, vous devez être en mesure de partager les principaux objectifs de l'événement. Il convient de répondre à toutes les questions pertinentes telles que qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment.
Une fois que les objectifs sont clairs, vous aurez une idée précise des thèmes et des messages que vous souhaitez transmettre lors de l'événement, mais surtout, vous devrez décider des activités et des services innovants que vous devez confier à des ressources externes. Déterminez le montant dont vous disposez pour qu'une agence événementielle sélectionne un lieu, crée un menu, propose des aliments et des boissons, organise des intervenants et des divertissements, soit présente sur place lors de l'événement et produise des supports de communication clé tels que des invitations et des listes d'invités, etc. Si vous organisez vos propres événements mais que vos besoins ne sont toujours pas satisfaits, notamment pour des événements d'envergure internationale, vous pouvez faire appel à une agence événementielle pour gérer ces tâches et responsabilités.
Rencontrer l'agence et discuter avec elle des besoins en matière d'événements
La plupart des agences événementielles sont désireuses d'entendre parler de votre événement, mais vous devez d'abord leur donner quelques détails succincts et vous concentrer un peu sur leur expertise et leur innovation lors de vos premiers entretiens, au cours desquels vous devriez déjà comprendre leur crédibilité. Vous devriez ensuite leur demander de partager des détails et des informations sur chaque agence événementielle et sur leur entreprise, tels que leurs domaines d'expertise, leur expérience des événements précédents et la façon dont ils s'attendent à l'inattendu, et prêter une attention particulière à la façon dont l'agence répond et pose des questions de suivi sur votre entreprise, votre événement et ses objectifs. Une bonne agence événementielle est, avant tout, une agence éduquée qui sait rédiger des articles de blog et des livres électroniques pour expliquer ses innovations en langage clair.
Une bonne agence sera à l'écoute des objectifs de l'événement, du calendrier, du budget, du nombre d'invités et des préférences du client pour l'événement. Une bonne agence événementielle posera des questions sur votre entreprise, l'événement ou son objectif. Il s'agit d'une étape importante dans le choix de la meilleure société de production pour votre événement et votre entreprise, surtout si la société est située ailleurs, bien que vous ne puissiez pas toujours rencontrer la personne en personne lors de la discussion initiale. Vous verrez non seulement l'expertise et l'expérience du planificateur, mais aussi sa relation avec l'équipe de votre entreprise qui crée l'événement. Vous voulez donc choisir quelqu'un qui a non seulement de l'expérience dans la production d'animations innovantes de haute qualité, mais qui travaillera aussi bien avec votre équipe, surtout si vous organisez des événements d'envergure internationale.
Réduire et sélectionner les propositions
Il ne suffit pas de suivre son instinct, de suivre les conseils de ses amis et collègues ou de les rencontrer personnellement. En plus de demander les noms des clients avec lesquels chaque agence a travaillé dans le passé, vérifiez l'historique de chaque agence et recherchez les événements qu'elle n'a pas mentionnés. Une fois que vous avez établi que l'agence événementielle lyonnaise correspond à votre activité, qu'elle a démontré son expertise dans le domaine et qu'elle a une bonne compréhension de l'événement que vous voulez créer ensemble, il est temps de réduire le nombre d'agences et de leur demander leur avis sur l'événement.
Sur la base de vos objectifs et de vos idées, un bon organisateur d'événements sera en mesure de vous fournir un plan pour atteindre vos objectifs. S'il s'agit d'une fête privée ou d'un dîner pour un groupe intime, l'organisateur doit présenter des idées innovantes qui intègrent les dernières tendances en matière d'événements. À ce stade, l'agence événementielle doit vous présenter des idées innovantes qui vous feront penser qu'elle a doublé votre budget. Cela devrait être évident dans la façon dont vous présentez votre vision innovante de l'événement, surtout pour des événements d'envergure internationale.
Comparez le budget de l'agence événementielle avec le votre
En fonction de l'objectif et du contenu de l'événement que vous organisez, il est possible d'établir une estimation des coûts des différents éléments. Les organisateurs d'événements pour la première fois tombent souvent dans le piège d'essayer d'organiser un événement de dégustation de champagne avec un budget de bière, c'est pourquoi de nombreuses personnes se tournent vers les organisateurs pour obtenir de l'aide.
L'agence événementielle idéale transformera le budget que vous proposez en quelque chose de magique, mais ces idées ont un prix et il est important que vous demandiez à l'organisateur de divulguer tous les coûts et les sources potentielles de couverture de ces coûts et de leur intégration dans le budget global - les frais d'agence événementielle varient d'un organisateur à l'autre. Selon la nature de l'événement, il peut vous être demandé de fournir un dépôt, une documentation ou un contrat à l'agence, au lieu ou au service chargé de l'événement. Il s'agit d'une pratique commerciale parfaitement acceptable, mais le meilleur conseil à ce stade est de demander un avis juridique, surtout si l'événement est parmi les événements d'envergure internationale.
